Phát biểu khai mạc Hội nghị, Thứ trưởng Nguyễn Thành Hưng nhận định, đến nay hạ tầng pháp lý tạo điều kiện cho việc chính thức áp dụng thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước từ 1/9/2019 đã tương đối đầy đủ. Cụ thể, đó là Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 do Bộ TT&TT phối hợp với Bộ Nội vụ, Ban Cơ yếu Chính phủ và các đơn vị liên quan xây dựng, ban hành quy định về việc sử dụng chữ ký số (CKS) cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước.
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước. Quyết định đã quy định một số nội dung rất quan trọng, trong đó quy định “giá trị pháp lý của văn bản điện tử đã ký số được gửi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy”.
Thứ trưởng Nguyễn Thành Hưng phát biểu khai mạc Hội nghị
Bộ Nội vụ (Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) hiện đang hoàn thiện những thủ tục cuối cùng ban hành Thông tư về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư cũng như yêu cầu về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nhận định về việc triển khai thực tiễn công tác gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan Nhà nước trong thời gian vừa qua, Thứ trưởng Nguyễn Thành Hưng cho rằng quá trình này gặp khá nhiều khó khăn. Đó là khó khăn về thói quen, nhận thức, về quy trình, kỹ thuật… Thói quen thực sự là một khó khăn, một vấn đề cần phải giải quyết. Chính thói quen làm chúng ta cảm thấy khó chịu khi sử dụng văn bản điện tử, khi tiếp tục song hành hai hệ thống vừa văn bản giấy, vừa văn bản điện tử. Thủ tục hành chính ở đâu đó vẫn chưa được chuẩn hóa cũng gây khó khăn cho việc triển khai thực tiễn trao đổi văn bản điện tử.
Thứ trưởng bày tỏ mong muốn, tại hội nghị hôm nay, các diễn giả, đại biểu là những người tham gia trực tiếp vào việc triển khai các hệ thống hạ tầng kỹ thuật, các quy trình, thủ tục sẽ cùng nhau trao đổi những gì còn vướng mắc, cần làm rõ và chia sẻ các bài học, kinh nghiệm trong việc triển khai thực hiện ở đơn vị mình.
Toàn cảnh Hội nghị
Đồng thời, Thứ trưởng chỉ đạo, Trung tâm Chứng thực Điện tử Quốc gia cần tổng hợp đầy đủ các ý kiến trao đổi, chia sẻ của diễn giả, đại biểu dự Hội nghị, để từ đó phân tích và nắm bắt những khó khăn, thuận lợi liên quan đến CKS nói riêng và văn bản điện tử nói chung phục vụ công tác quản lý Nhà nước của Bộ TT&TT.
Tại Hội nghị, đại diện Ban Cơ yếu Chính phủ cho biết, việc ứng dụng chứng thư số và dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng đã phát huy hiệu quả trong công tác điều hành và trao đổi văn bản điện tử tại các Bộ ngành. Tại một số Bộ, việc áp dụng CKS trong trao đổi văn bản điện tử đạt tỉ lệ rất cao (trên 95%), tiêu biểu là Bộ Tài chính, Bộ Tài nguyên Môi trường, Văn phòng Chính phủ, Bộ Giao thông Vận tải… Các địa phương có tỷ lệ văn bản điện tử áp dụng CKS đạt mức cao, gồm có Đà Nẵng, Thái Bình, Lào Cai, Hà Tĩnh, Tây Ninh, Hà Giang….
Riêng tại Đà Nẵng, địa phương đi đầu về trao đổi văn bản điện tử dùng CKS, trong năm 2017, việc sử dụng CKS và văn bản điện tử đã giúp tiết kiệm 1,5 tỷ đồng chi phí bưu điện, rút ngắn 850.000 ngày xử lý văn bản. Tỷ lệ văn bản trao đổi điện tử giữa các cơ quan Nhà nước dưới dạng điện tử đạt 98%.
Còn đối với Quảng Ninh, bà Lê Ngọc Hân, Giám đốc Sở TT&TT tỉnh này cho biết tại Hội nghị, tính đến tháng 9/2018, tỉnh Quảng Ninh đã trao đổi gần 4,5 triệu văn bản có ký số qua mạng giữa 574 đơn vị. Một số bệnh viện của tỉnh đã sử dụng CKS trong hồ sơ bệnh án theo mô hình bệnh viện thông minh nhằm số hóa tất cả họat động của bệnh viện, giúp cho công tác quản lý hồ sơ khám chữa bệnh, theo dõi bệnh án để nâng cao chất lượng y tế. Ngoài ra, 90% doanh nghiệp trên toàn tỉnh đã sử dụng CKS để kê khai thuế, bảo hiểm xã hội trên môi trường mạng.
Cũng tại Hội nghị, đại diện Trung tâm Chứng thực Điện tử Quốc gia (thuộc Bộ TT&TT) đã có báo cáo một số nội dung chính của Thông tư 41 quy định sử dụng CKS cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước và báo cáo về hiện trạng thị trường cung cấp chứng thư số công cộng.